COMPTE RENDU DE LA REUNION DU BUREAU DU 13/05/2012

comme convenu voici le compte rendu pour info supplementaire le dossier sera deposer demain tout cela se finalisse. merci a vous

Reunion du 13 mai 2012 (Organisée par Jérôme Dugast)

Liste des présents　:

Président : Eric Diquelou

Vice-président : Bessonnier Gaëtan

Secrétaire: Evin Jessica

Trésorier: Jérôme Dugast

Adjoints: Nicolas Marce et Ronan Fernel

Deux invitées extérieurs marie et Gwénaëlle

Réunion commencée à 15h00 et finie à 20h00.
ordre du jour:

1. Point sur l'avancée de la mise en place de l'asso
a. point sur droit s et devoirs de chaque membre du bureau
b. règlement intérieur
c. cotisation
d. fiche d'inscription
e. paperasse et administratif
f. règlement session

feedback sur damgan
a. positif
b. négatif

3. les moyens de communications
a. point sur le futur site
b. point sur le futur forum

4. Projet déco circuit

5. Divers et tour de table


1. Point sur l'avancée de la mise en place de l'asso

a. point sur droit s et devoirs de chaque membre du bureau
Apres avoir redéfinis tous les rôles de chaque membres du bureau ; nous avons décidé de mettre en place sur le forum un topique dédié à la présentation du bureau (organigramme). Le but est de ce topique sera d’aider les membres à se repérer et trouver le bon interlocuteur.

b. règlement intérieur
Un règlement intérieur est en train d’être finalisé par le trésorier et la secrétaire. Ce document sera aussi utilisé comme pièce à valider (par les futurs adhérents) pour toutes inscriptions.
c. cotisation
Après l’ouverture d’un débat (tenant compte de la précédente réunion ainsi que des nouvelles informations, 2 systèmes ont été proposés　:

> une cotisation simple avec un prix fixe tenant compte de l’âge

> une cotisation double avec un partie fixe et partie non encaissable en guise de caution de participation à la vie de l’association.

Suite à un vote dont les résultats sont les suivants　:

> 1 vote en faveur de la cotisation double avec caution (le trésorier)

> 5 vote en faveur de la cotisation simple et unique (le reste du bureau)

Le choix de la cotisation simple a été adopté à la majorité.

Suite à un débat concernant les couts de fonctionnements fixes et minimum de la future association, et l’âge minimum d’inscription, il a été décidé le tarif suivant　:

> pour les 13/18 ans　: 25 euros

> pour les 18ans et plus　: 35 euros

(Décision prise suite à un tour de table et le calcul d’une moyenne pondérée)

Le bureau se réserve le droit de réviser le montant des inscriptions chaque année afin d’adapter ce dernier avec les besoins de l’association.
d. fiche d'inscription
Un prototype de fiche d’inscription a été présenté par le trésorier. Elle va être modifiée et finalisée (en tenant compte des décisions de la réunion). Elle reprendra l’ensemble des conditions de validation d’une inscription ainsi que les documents à fournir et le montant de la cotisation.

Ce document sera téléchargeable sur le site une fois finis.

e. paperasse et administratif
La secrétaire a présenté au bureau l’ensemble des formulaires qu’elle avait pré-remplis au paravent.

Elle nous a récapitulé la marche à suivre. Le bureau c’est donc mis d’accord pour se répartir certaines taches à réaliser afin de veiller au bon déroulement du dépôt de dossier.

Une fois l’association créée officiellement, une réunion du bureau aura lieu pour choisir l’assurance et ouvrir un compte bancaire. Une fois fait, la session d’inscription sera mise en place. En tenant compte des différents délais, nous espérons pouvoir régler tout ceci sous 2 mois. (Ceci est donné à titre indicatif et est a considéré comme une approximation).

Dans le cadre du coût de la création de l’association, Nicolas Marcé (adjoint) s’est proposé d’avancer les 44 euros nécessaires. Après acceptation à l’unanimité par le bureau, il a été réalisé entre l’association et Nicolas Marcé une reconnaissance de dette qui sera réglée après encaissement des inscriptions.

Après étude des différents devis et estimations des frais de fonctionnement, il a été estimé que le cout de fonctionnement annuel pour cette première année s’évaluerait entre 350 et 400 euros. (Ceci est donné à titre indicatif et est a considéré comme une approximation).
f. règlement session
Il va être créé une charte concernant le bon déroulement des sessions afin de pallier des possibles problèmes. Cette charte ou règlement de session mettra en place le rôle d’un «　commissaire de piste　» autrement dit un référent pour chaque session. Ce dernier aura en charge le bon déroulement de l’activité et la mise en applications des principes et des règles à respecter.

Le trésorier s’est engagé à travailler sur le document en question et le proposera au bureau qui devra valider ou modifier.
2. Feedback sur Damgan
a. positif

> une des plus beaux circuits réalisés

> Bonne entente avec le club qui nous a invités

> Le succès de l’essai payant

> Les invitations nombreuses reçues suite à notre prestation
b. négatif

> Problème de respect du matériel (circuit, perso et déco)

> Problème d’organisation pour le montage du circuit

> Problème de propreté suite au repas du midi

> Discours du speaker à modifier

> Certains participants n’auraient pas répondu à certaines demandes des organisateurs

> Problème de respect des conditions de roulage sur le circuit

La plupart de ces problèmes pourront, plus tard, être en partie résolus grâce à la mise en place de charte de bonne conduite ainsi que la création d’un planning avec groupes pour chaque session à l’extérieur.

De plus des petites fiches seront préparées afin que n’importe qui puissent prendre le rôle de speaker.
3. les moyens de communications

a) Le futur site internet
Apres une présentation du prototype du site internet par Nicolas Marcé (adjoint), il a été décidé de se concentrer dans un premier temps sur le contenu. Concernant le graphisme (esthétique, couleur, etc…)　; Nicolas et Manu nous feront des propositions qui seront étudiées.

Pour des raisons d’efficacités et de possibilités, l’hébergement du site se fera sur une base payante (environ 2 euros mois prévu dans le budget de l’association).
b) Le futur forum
Après un point fait par Ronan (adjoint), créateur du futur forum, il a été décidé de se concentrer dans un premier temps sur le contenu.

Il sera géré par 2 ou 3 administrateurs maximum + 1 nombre de modérateurs qui évoluera en fonction du nombre d’inscris et de topiques à surveiller.

Le site et le forum seront accessibles après l’officialisation de l’association et la réalisation des sessions d’inscription.

Il sera étudié par la suite une charte graphique logique commune au forum et au site.

Une charte d’utilisation sera mise en place pour encadrement le fonctionnement.

　
4. Projet déco circuit
Un débat a été ouvert sur le lien entre la charte graphique du futur forum et du site et la carrosserie de l’association. Une réflexion est lancée sur la création d’une nouvelle carrosserie d’association. (Rien de concret pour l’instant).

Certains des membres du bureau en ont profité rapidement pour exposer leur projet personnel tels que　:

> Maison

> Aménagement décorations virage

> Kaban et décorations force de l’ordre

La priorité étant la mise en place de l’association, le sujet de la décoration sera étudié plus sérieusement après l’officialisation de l’association.
5. Divers et tour de table

Le vice-président a lancé le sujet de la publicité et la communication sur l’association en évoquant des flyers, des affiches, des sponsorings… à suivre.

Un module spécifique d’aide sera créé pour faciliter la mise en ligne de documents sur le site. Il sera gérer les informaticiens de l’association dont Nicolas Marcé et Manu (Ph3nyx).

Merci à tous pour la confiance que vous nous accordez.

Soyez surs que nous faisons tout notre possible pour que le projet d’association soit mis en place le plus vite possible dans les meilleures conditions.

Le bureau.

Merci bien

j'apporte une précision supplémentaire concernant le bon déroulement des cessions de rift:

> a chaque rencontre, un membre du bureau sera choisi pour veiller au bon respect du futur réglement interieur ainsi que de la futur charte de bonne conduite sur les démonstrations. Ce référent nommé "Comissaire de course" sera aussi chargé des rappels à l'ordre si nécessaire. le but étant d'assurer a tous les membres des conditions de pilotages les plus favorables.

c'est primordiale .

Merci pour temps passé.
Vous parlez d'une carrosserie d'association.
Cela change t'il les couleurs de Team grise et verte ?
Merci de votre réponse diligente car carro en cours ...

c'est assez complexe , pour le moment c'est en discution sur le choix d'une amelioration ou d'un changement complé.

la new carro "asso" c est pas pour tout de suite, on est juste en reflexion (style, couleurs, stickers, logo...). il n y a rien de fait.

la carro "team" (verte et grise) est toujours d actualité, on va pas la changer maintenant alors que certains viennent juste de la finir ou son en train de la peindre.

Cooooooooool !

oui mais une prochaine carro "asso" à prévoir... moins cool pour le porte feuille

oui c'est sur mais rien est fait c'est en discution !

Il y a sûrement d'autres priorités que de faire un nouveau design de carro.

oooooh oui, ça c est sûr !!

Très bon compte rendu.vous avez fait du bon travail

moi sa me va meme pour le tarif

a l heure ou j'ecris ce sujet a été vue 127fois en une semaine.

il n'y a eu que 4 persones qui ont réahit (horsbureau).

est ce que cela veut dire que tout a été compris par tout le monde et que tout le monde approuve les choix qui ont était fait? (car qui ne dis mots conscent....)

est ce qu'on au contraire tout le monde s'en fiche?

est ce que certain pense que dans l'ensemble la copie est a revoir?

est ce que je suis seul a m'inquiété de la non réaction de nos amis face au compte rendu de la deuxieme reunion la plus importante pour la creaiton de l'asso?

que de questions en ce doux matin! lol)

et beaucoup de personne attende de voir le rendu final , c'est a dire une foie que tout est mis en place pour dire qu'il y a des chose qu'il n'aiment pas , et je suis sur que sa va arrivé.

tu as surement raison mais c'est une attitude incomprehensible!

la plupart des decisions majeures sont ecrites noir sur blanc sur le compte rendu ( condition d'adhesion entre autre... l'argent c'est le nerf de la guerre). si des gens attendent de recevoir la feuille en main propre, il sera plus que trop tard car on ne changera rien !encore moins pour faire une exception pour un tel ou un tel.

qu'ils le lisent ici ou sur la feuille d'inscription cela ne changera rien. au contraire :

en ce qui me concerne, si dans un mois j'ai affaire a quelqu'un qui se plaint d'un truc qu'il aurait du lire ici 4 semaines au paravant il sera bien reçu. si on travail sur ce projet c'est PAR la demande de tout le monde et POUR tout le monde.

et il y a toujours des ch.... pour rester polit

dans mon cas je pense que si personne repond c'est que c'est bon pour eux sinon ils y auraient des commentaires mais maintenent il est trop tard pour changer quoi que ce soit car dossier deposer .

cette semaine papier confriment l'association et dans trois semaines parrution journal officiel.

ok ça c'est fait!

Salut
Moi j'ai quand meme 2-3 remarques ( ouai j'aime bien me faire remarquer)
Il n'y a pas d'infos sur l'assurance , puisque je suppose qu'elle est comprise dans le prix de la cotisation , qu'en est il ?
Le budget de 350 400€ je suppose qu'il est prėvu un dėtail quelque part ou c'est juste une estimation a la louche ?
Pour le montant de la cotiz vous avez donc compté 10 adherents ? 35 x 10 ? Il me semblait qu'on etait plus nombreux a la rėunion . Et qu'on etait plus sur une cotiz a 30€
Vala

Ph3nyx a écrit:Salut
Moi j'ai quand meme 2-3 remarques ( ouai j'aime bien me faire remarquer)
Il n'y a pas d'infos sur l'assurance , puisque je suppose qu'elle est comprise dans le prix de la cotisation , qu'en est il ?
Le budget de 350 400€ je suppose qu'il est prėvu un dėtail quelque part ou c'est juste une estimation a la louche ?
Pour le montant de la cotiz vous avez donc compté 10 adherents ? 35 x 10 ? Il me semblait qu'on etait plus nombreux a la rėunion . Et qu'on etait plus sur une cotiz a 30€
Vala

a enfin des questions pertinentes! lol

concernant l'assuranc:

tu as raison, l'assurance est bel et bien comprise dans la cotisation (assurance classique pour une petite assocaition donc sans options particulieres(et couteuse). est aussi comprise la realisation de la carte de membre.

estimations du budget approximtif:

> cout parution journal officiel + paperasse divers: environ 50 euros

> assurance; en moyenne 140 euros

> cout hebergement du nouveau site internet: a peine 30 euros pour l'année

> cout utilisation compte bancaire: ce la va de 2/3 euros par mois a 7/8 euros par mois en fonction des otpions. ici nous choisirions peut etre une version sans carte bancaire mais ave chequier: on part donc sur une prestation moyenne de 40 euros par an.

NOUS EN SOMME A 260 EUROS

rajouter e cela:

materiel commun: scotch, road rail, divers accessoires pour les pilotes etr les circuits.....

materiel bureau: feuille, cartouches encres, feuilles plastic, une caisse, une plastifieuse ( et que sais-je encore)......

Il nous semble que le budget de 350/400 euros soit très probable pour une premiere année de fonctionnement.

montant de la cotisation: 3 options possible

400/35= 11,42 soit 12 adhesion.

le nombre de 12 adherents est le plafond en dessous duquel l'argent recolté permet le fonctionnement minimum de l'association. ( pour un cout de 35 euros/pers)

nombre d'inscit a valider facile a atteindre, et possibilité financieres interessantes pour l'evolution de l'association et ses membres (investissement..., sortie....)

400/30=13,... donc 14 inscriptions nécessaires > budget atteint mais pas sur que cela amene une marge de manoeuvre financiere pour apporter d'autre choses au membre

400/25=16 inscriptions > n'etant absolument pas surdavoir 16 inscrits c'etait hors de question.



voila ce qui a motivé cette decision.

conscient que l'on etait a 5 euros au dessus de l'idéal choisi lors de la reunion on a prefere assuré le coup (sans un certain sens), par ailleurs personne du bureau n'a les moyens de financer tout ou partie de ce projet ave son argent personnel.

deplus on a estimé, que 5 euros supplementaires netait pas une demande abusive et déplacée. (pour info certain commité d'entreprise propose des facilité de paiement/avantages/remboursement pour que leur employé s'inscrivent dans les assoications sportives/culturelles.....)

Ok moi perso ca me derange pas de payer 5€ supplémentaire pourvu que ca soit justifié

Moi non plus surtout pour drifté en salle !!